eBilling - elektronische Rechnungslegung
Normales PDF ist keine elektronische Rechnung
Ein Großteil der in Österreich derzeit auf elektronischem Weg übermittelten Rechnungen entsprechen nicht den gesetzlichen Vorschriften.
Die elektronische Rechnungslegung hat sowohl für Großunternehmen, wie auch für Klein- und Mittelbetriebe viele Vorteile. Die eRechnung bringt wesentliche Kostenersparnisse. Eine Papierrechnung kostet heute inklusive Druck, Versand, Handling und Autorisierung zwischen drei und sechs Euro pro Stück, eine eRechnung dagegen im Schnitt nur 30 bis 50 Cent. Aktuelle Studien sehen dadurch ein Einsparungspotential von bis zu 70 Prozent bei den Kosten der Rechnungserstellung. Die dafür notwendigen Investitionen sind sehr gering: bereits 5 Prozent aller Rechnungen elektronisch abzuwickeln, kann alle Kostenaufwände aufwiegen.
Was macht ein elektronisches Dokument zur eRechnung?
Zunächst muss eine elektronische Rechnung dieselben Merkmale aufweisen, wie sie auch für Papierrechnungen gelten (§ 11 UStG).
Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes einer elektronischen Rechnung müssen gewährleistet sein, darüber hinaus gilt für den Unternehmer, dass nur eine elektronische Rechnung im Sinne des UStG und des SigG zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Der Empfänger der elektronischen Rechnung muss dem Empfang vorab zugestimmt haben.
eSignatur garantiert Echtheit der Herkunft der eRechnung
Die digitale Signatur ermöglicht es, ein elektronisches Dokument (eMail, PDF, XML, etc.) eindeutig und nachvollziehbar mit der unterzeichnenden Person zu verbinden. Um die Anforderungen der Authentisierung, Integrität und Unleugbarkeit digitaler Signaturen zu gewährleisten, werden Methoden und Erkenntnisse aus der Kryptographie angewandt.
Herausforderungen
- Was muss ich tun?
- Wann muss ich es tun?
- Muss ich es tun?
- Welche Technik benötige ich?
- Brauche ich ein teures Archivsystem?
- Hafte ich für Probleme bei meinen Kunden?
- Hafte ich für Fehler meiner Lieferanten?
- Ist der Ausdruck oder das File das Original?
- Ich arbeite im Gutschriftverfahren. Was gilt hierbei?
- Was sind die Kosten?
- Was ist mein Nutzen?
Lösungen
- Analyse meiner derzeitigen Anforderungen
- Verbesserungen im Fakturaprozess definieren und umsetzen
- Auswahl der geeigneten Lösung unter Berücksichtigung aller rechtlichen, steuerlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen
- Gemeinsame Umsetzung
- Begleitung und Schulung der Mitarbeiter und eventuell auch der Kunden bzw. Lieferanten
- Gutachten (wenn erforderlich)
